Les cartes de paiement : solutions pour mieux gérer les notes de frais

Dans une entreprise, certains salariés sont souvent amenés à s’acquitter eux-mêmes de certaines dépenses pour le bon déroulement des activités. Le montant dépensé sera ensuite remboursé par la structure à condition que l’employé fournisse des pièces justificatives. La validation des notes de frais peut toutefois poser un certain nombre de problèmes.

Les dépenses justifiables dans une note de frais

Les notes de frais les plus courants concernent les dîners d’affaires. Le salarié doit dans ce cas inscrire dans la pièce justificative le nom de ses invités et le motif de l’invitation. Pour qu’un frais de déplacement soit remboursé, il faut en indiquer la raison. Il est également important de communiquer le lieu d’exécution de la mission, la distance parcourue et enfin la nature du moyen de locomotion choisi. Les frais d’hébergement et  les frais de repas ne sont pas réellement reconnus comme tels que sous certaines conditions. Il faut notamment que la destination soit à plus de 50 km du siège de l’entreprise ou que le repas se conclut  par la signature d’un contrat ou la prise d’un rendez-vous.

Auparavant, les entreprises se contentaient de rembourser les frais au réel. Mais cela augmentait les risques de gaspillage. Pour y remédier, on a inventé un autre système qui consiste à allouer un certain budget à un employé. On va ainsi rembourser les frais au forfait grâce à une carte de paiement.

Pallier les inconvénients des notes de frais grâce à une carte de paiement

La gestion des notes de frais est au centre de la préoccupation des entrepreneurs. En effet, non maîtrisées, elles engendrent deux grands problèmes. D’un côté, les salariés ou les dirigeants de l’entreprise peuvent en abuser et ainsi faire supporter à l’entreprise leurs dépenses personnelles. De l’autre, l’URSSAF surveille d’assez près ce genre d’opérations professionnelles pour débusquer les tentatives d’évasion fiscale. En effet, elles sont exonérées de toute forme de cotisation fiscale, mais elles  sont régies par le régime des impôts sur les bénéfices qui est beaucoup plus allégé.

Avec les cartes de paiement, ces problèmes ne se posent plus. Les cartes corporate s’utilisent comme les cartes de crédits personnels. Seulement, elles sont rattachées au compte bancaire de la société.

Il est ainsi possible de suivre en temps réel les mouvements d’argent et donc les dépenses. Il y aura un bien meilleur contrôle, d’autant plus que lorsque la solde est épuisée, les responsables recevront une notification. Des plafonds pourront également être paramétrés pour une meilleure gestion des dépenses.

 

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